La aventura de emprender. Capítulo II: Creando una empresa

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Nota: Podéis encontrar el primer capítulo aquí. El objetivo de la entrada es informar de una forma amena de mi experiencia personal y ofrecer algunos consejos. Como no soy ningún experto en fiscalidad, os recomiendo que antes de tomar cualquier decisión la consultéis con un profesional en la materia.

En el primer capítulo hablamos de como podría ser un proceso creativo para llegar a una idea y un nombre que funcione, y nos quedamos a las puertas de emprender la parte legal de nuestra idea. Lo primero es aclarar es que en el momento en el que decidas formalizar legalmente tu proyecto ya no hay marcha atrás, y los euros empiezan a pasar de tu bolsillo a otros. Por ello, es aconsejable desarrollar la idea de forma “local” todo lo posible, y formalizarlo cuando realmente vayas a comenzar a facturar.

Por ejemplo, si se trata de un negocio de venta de algún servicio (en mi caso, hosting y servidores), el proceso de gestación no será demasiado largo. Sin embargo, si el proyecto es por ejemplo una aplicación móvil, entonces probablemente no tengas que realizar ningún trámite legal hasta que no esté terminada.

A estas alturas también sería recomendable que os hagáis con un certificado digital personal para poder realizar trámites oficiales a través de Internet. Una vez solicitado tendréis que ir a algún lugar físico a confirmarlo (buscad por Internet el caso para cada localidad), pero os ahorraréis muchas horas de trámites.

Patenta tu marca

Uno de los primeros pasos que tendréis que dar una vez tengáis el nombre elegido es patentarlo. Y aquí hay que tener cuidado especial en dos pasos. El primero de ellos es que muchas empresas o gestorías se dedican al registro de marcas, y te ofrecen vigilancia constante a la hora de registrarlo, un trámite fácil, todo desde casa… ¡ni se os ocurra! No es que tengan nada de malo ni os estén engañando, es simplemente que en España registrar una marca es bastante sencillo, y al alcance de cualquiera.

Para ello simplemente tendréis que acudir a su página web y rellenar un forumulario PDF con vuestra marca, el logo y algunos detalles personales. Tiene un coste de 143,14€ (precio de 2014) que se puede pagar en el mismo momento mediante pasarela segura, y ya está.

Ahora llega la segunda parte, y es que tu marca saldrá publicada en el BOE y tendréis que esperar unos siete u ocho meses hasta que se os conceda definitivamente, un periodo en el cual otros interesados podrían presentar alegaciones. Y aquí llega el segundo paso del que os hablaba, y es que os empezarán a llegar numerosas cartas postales (que pueden parecer oficiales, pero no lo son), informando de tasas adicionales para proteger la marca y otras historias. Mucho cuidado, ya que simplemente buscan sacar el dinero si alguien se piensa que es un requisito imprescindible. Podéis tranquilamente deshaceros de todas esas cartas y esperar la confirmación de vuestra marca mientras vuestra empresa arranca. En mi caso registré Systempix, y ocho meses más tarde recibí en mi domicilio un sobre con la confirmación del registro de la marca, cuya validez se extiende diez años.

Podéis usar vuestra marca recién registrada mientras os la conceden definitivamente, ya que se otorga lo que se llama “silencio administrativo”, y es que mientras no te la rechacen , se da por válido su uso.

Un detalle importante es que la marca y la empresa no tienen que llamarse igual ni muchísimo menos. Podría dar la casualidad de que sí, pero lo más probable es que vuestra marca se llame “Megatrón”, y en realidad vuestra empresa se llame “Hierros del Tío Paquito SL”. El nombre de la marca que habitualmente se registra es vuestro nombre comercial, pero la empresa habitualmente tiene otro nombre mucho más feo y llamativo, ya que las exigencias son bastante diferentes. No os preocupe tener que poner a vuestra empresa un nombre feo y largo, porque suele ser así en la mayoría de casos, cosa que podéis comprobar buscando el nombre real de algunas marcas conocidas en Internet.

¿Autónomo o sociedad?

Una de las cuestiones más interesantes a la que ha de enfrentarse una nueva idea de negocio es la elección entre autónomo o sociedad. El trámite para ser autónomo es simplemente acudir a la Seguridad Social para cambiar el régimen y posteriormente ir a Hacienda para darse de alta en el IAE, y ya estaría listo.

¿Problema? Un autónomo responde siempre con su capital personal, un problema que aumenta aún en un matrimonio en régimen de gananciales. Cualquier deuda contraída, ya sea con un banco, un proveedor o un cliente, será satisfecha con el bolsillo personal del autónomo. Por lo tanto, no os recomiendo para nada un régimen de autónomos para empezar un negocio, y creo que solo es una opción si se va a trabajar para terceras personas.

Por el contrario, una empresa siempre responde con sus propios bienes, y en el caso de quebrar por deudas contraídas, nunca irán a por el bolsillo de los socios (salvo que se demuestre mala fe o intento de estafa). Así que, especialmente si no estáis seguros del éxito del negocio, no os recomiendo que pongáis nada personal (como un piso o un coche) a nombre de una sociedad, ya que mientras sea algo personal, estará a salvo.

A la hora de crear una sociedad en España hay múltiples posibilidades, pero las formas más simples, económicas y sencillas son la Sociedad Limitada (SL) o la Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE). Podéis encontrar en Internet artículos donde os van a detallar mejor las diferencias entre ambas, pero en resumidas cuentas, el trámite para una SLNE es más económico, más rápido (y de forma telemática), y tiene algunas ventajas fiscales como el Impuesto sobre Sociedades aplazado durante dos años.

Hay dos cosas importantes que has de saber. La primera es que para crear una sociedad tendrás que hacer un depósito bancario de 3.000€, pero que posteriormente puedes utilizar para gastos del propio negocio, así que si te has planteado emprender un negocio, adelantar 3.000€ no debería suponerte un impedimento. Por otra parte, la sociedad se puede crear unipersonal (un solo socio), pero posteriormente si se desea ampliar a otro socio habrá que cambiar los estatutos y gastar unos cuantos cientos de euros en el notario. Mi consejo es que desde el inicio metáis a un socio adicional, aunque sea simbólico. Por ejemplo, podéis asignar el 1% del capital social a un familiar; no le conllevará ninguna carga fiscal y podrás sustituirlo por otro socio sin tantos gastos notariales.

¿Oficina o domicilio?

Al principio es muy probable que no necesitéis una oficina, y que prefiráis hacerlo todo desde casa para ahorraros un alquiler mensual. Podéis poner tranquilamente vuestra dirección personal, y si un día acude un Inspector de Hacienda a vuestro hogar, le enseñáis tranquilamente el cuarto donde trabajáis si lo solicitase. Sin embargo, si toda la casa estuviese dedicada al negocio, sería ilegal. Si tenéis dudas al respecto, consultar con un asesor. Lo normal, que es trabajar en una habitación de un domicilio propio o de otras personas, no supone ningún problema.

Otra opción es alquilar un despacho virtual, que es un servicio que dan muchas empresas, las cuales te asignan una dirección postal y un buzón. Podéis buscar en Internet algún servicio similar en vuestra localidad.

Una gestoría, imprescindible desde ya

Si no sois expertos en material, os recomiendo contar con una gestoría desde el principio, porque realmente os van a ahorrar numerosos gastos y trámites, que tarde o temprano, acabaréis pagando. En mi caso no conocía ninguna, así que mandé una decena de correos a diferentes gestorías de Madrid pidiendo tarifas, método de funcionamiento y explicando mi negocio.

Esto último puede no parecer importante, pero si ya tienen clientes con un negocio similar, te podrán aconsejar en bastantes cosas. Casi todas me llamaron por teléfono para informarme, y acudí a un par de citas de las que más me convencieron hasta que al final escogí una. Mi consejo también es que os busquéis una que admita hacer todo de forma digital, ya que la comodidad de poder subir todas las facturas por Internet y no tener que estar acudiendo regularmente os ahorrará perder muchas horas.

Una gestoría os costará entre 80€ y 120€ mensuales, dependiendo de algunos factores. Además de no tener que pegaros con todo el papeleo legal, que os llevará muchísimas horas, una entrega tardía supone una jugosa multa de Hacienda, así que al final, sale a cuenta.

Creando una SLNE

Crear una SLNE en España es aparentemente sencillo, se puede hacer el trámite digital y en aproximadamente 5 días laborables podéis tener todos los trámites terminados, incluyendo una visita alguna visita al notario. Tenéis que tener cuidado, porque en el momento en el que os dais de alta como SLNE, se os da de alta automáticamente como autónomos y en el Impuesto de Actividades, tanto a ti como a la sociedad.  Si queréis crear la sociedad por mero trámite pero aún no vais a empezar con la actividad legal (es decir, facturar), tendréis que ir tanto a Hacienda como a la Seguridad Social a daros de baja o tendréis que empezar a presentar resultados.

El notario es de libre elección y tiene unos costes fijos a la hora de crear una SLNE, así como tenéis derecho a un cambio de denominación gratuito (las SLNE se generan con un nombre muy feo, que es aconsejable que posteriormente modifiques). Tenéis que acudir al notario con las cifras bien aprendidas, porque muchas veces os intentarán cobrar un precio superior o cobraros por el cambio de denominación, en ocasiones por si cuela, y en otras por simple desconocimiento de las tarifas de una SLNE.

Trámites, trámites y más trámites

La burocracia en España es lenta, tediosa y muchas veces poco informatizada, pero también tengo que decir que se tiende a exagerar. Probablemente durante las dos primeras semanas os vais a pasar el día acudiendo de un lugar a otro, entre Seguridad Social, Hacienda, Registro Mercantil, etcétera.

Una vez la sociedad esté constituida, uno de los pasos más aconsejables es sacar también el certificado digital de la sociedad, porque al igual que el personal, os ahorrará numerosas visitas a los organismos oficiales.

¿Listos para empezar vuestro negocio?

En el próximo capítulo…

En el próximo capítulo os hablaré de los primeros pasos con los bancos (la elección de una sociedad bancaria adecuada para vuestra empresa así como las posibilidades de crédito), las formas de pago en Internet y como planificar desde el principio vuestra economía para no daros de bruces con las arcas vacías y el negocio en pérdidas.También hablaremos de como evitar pagar el IVA en las compras fuera de nuestro país.

Podéis leer el tercer capítulo desde aquí.