La aventura de emprender. Capítulo III: Bancos, planificación, IVA y TPV

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Nota: Podéis encontrar el segundo capítulo aquí.

En el capítulo de hoy vamos a tratar algunos temas importantes, que muchas veces no se planifican y se deciden apresuradamente sobre la marcha, lo que es claramente un error ya que son decisiones que marcarán nuestro futuro y que costará tiempo y dinero rectificar.

Elección de un banco para la empresa

La elección de un banco es uno de los primeros pasos que tendréis que hacer en vuestra sociedad, y es que será necesario depositar una cantidad mínima para tramitarla en el notario. Lo primero que os recomiendo es que os deis un paseo por las sucursales de vuestro entorno, habléis con el director de la oficina y le preguntéis que ventajas y condiciones os ofrece su entidad. En la época 2.0 donde toda la información está al alcance de la mano parece algo trivial, pero son muchos los bancos cuyas condiciones cambian según el director de la sucursal, además de poder tantear si llegado el momento nos concederá crédito.

Otro punto importante son los servicios telemáticos que puedan ofrecernos, y es que si queremos ahorrar tiempo de espera en la entidad, gestionar la banca online será la mejor solución. De la misma forma, será importante que tipo de pasarela de pago nos ofrezcan (denominadas TPV) y bajo que condiciones.

Si bien en Internet reina PayPal, son muchos los usuarios que prefieren una pasarela bancaria tradicional porque no confían en PayPal, por lo que será importante disponer de una al menos. Si vais a utilizar sistemas web conocidos como PrestaShop, OScommerce o WHMCS, también revisad que hay módulos compatibles e integración con el TPV de vuestro banco o tendréis que programarlo (o contratar a alguien para que lo haga) desde cero. Por lo general, LaCaixa es el TPV favorito de los negocios online, pero como ya señalé antes, cada sucursal puede tener condiciones diferentes que nos hagan plantearnos la elección.

Planificar vuestra gestión monetaria

Aunque vuestra agencia gestora vaya a llevar todo el papeleo, es importante que vosotros tengáis un control sobre vuestro dinero y previsiones, pues es la única manera de ver como va el negocio y poder reorientarlo más fácilmente en caso de necesidad.

Os recomiendo que hagáis un documento de excel donde en la portada pongáis una vista global anual, con todos los meses y sus respectivos ingresos y gastos. Posteriormente, podéis hacer 12 hojas, una para cada mes, y dentro de cada una de ellas añadir facturas, cobros, etcétera. Gracias a las fórmulas podréis diseñar un plan que se adapte a vosotros, de forma que pongáis una cantidad y unos factores y ajuste automáticamente el resto de valores, teniendo en cuenta diferentes variables como el IVA o la comisión de cada una de las pasarelas de pago.

Cada negocio es un mundo, por lo que no se puede hacer una plantilla que convenga a todo el mundo, pero sí es importante que llevéis la contabilidad donde con un simple vistazo se pueda ver la evolución mensual del negocio y el margen de maniobra que hay. También podéis usar programas más profesionales como Factusol, pero requieren de más conocimientos y ya estaréis haciendo un trabajo parecido al de vuestra gestoría, y en muchas ocasiones, perdiendo más tiempo del necesario en ello.

Evitar el adelanto del IVA en las compras de la Unión Europea

El IVA es uno de los grandes dolores de cabeza de las sociedades, puesto que muchas veces hay que adelantar grandes sumas de dinero que pueden poner realmente en un aprieto las cuentas de la empresa. Por suerte, cuando hacemos compras dentro de la Unión Europea (pero fuera de nuestro país), podemos evitar el pago del IVA con el IVA intracomunitario.

Para ello tendréis que solicitar el alta en operadores intracomunitarios en Hacienda (podéis hacerlo presencial o mediante trámite telemático), y solicitar algunos países donde vayáis a realizar operaciones. Por lo general, Irlanda y Luxemburgo son imprescindibles.

Una vez hayáis solicitado el alta, dos inspectores de hacienda irán a realizar una visita a vuestro lugar de trabajo (ya sea vuestro domicilio o una oficina), y a realizaros unas sencillas cuestiones sobre vuestro negocio. Se trata de un mero trámite donde rara vez surge algún impedimento, y donde simplemente tendréis que presentar cierta documentación básica y alguna factura comunitaria que avale vuestra necesidad (por ejemplo, con hacer una compra en Amazon ya dispondréis de dicha factura).

Un detalle importante es que, si vuestra oficina es vuestro domicilio, tengáis en el buzón de correo puesto el nombre de la sociedad además de los particulares tradicionales, para que los inspectores puedan comprobar que realmente se está realizando allí dicha actividad.

Una vez os lo hayan concedido, estaréis dados de alta como operadores intracomunitarios, y podréis usar dicho número de IVA para tener el IVA al 0% en todas vuestras compras dentro de la Unión Europea en los comercios que así lo dispongan. No obstante, no se os olvide que estas facturas al 0% de IVA también han de ser presentadas ante hacienda, por lo que tendréis que enviarlas a vuestra gestoría como cualquier otra. Dichas facturas no alterarán vuestra declaración porque están “en paz” con la Agencia Tributaria, pero no presentarlas constituye una falta.

En el próximo capítulo…

En el próximo capítulo hablaré de las posibilidades de financiación de una sociedad en España, y os advertiré de ciertas agencias de líneas ICO con las que hay que tener un cuidado especial.

Podéis leer el cuarto capítulo desde aquí.